Jak zvládat práci (magazín Lobby)

Na vašem stole, pěkně u okraje dvě až tři úhledné hromádky papírů, v šuplíku se schovává projekt, který čeká už jen na dokončení a ve dveřích stojí kolega, který právě teď nese na podepsání faktury. Vezmete je do ruky a položíte na stůl se slovy: „ano, toto udělám ihned, vím že to spěchá“, hned v tom samém okamžiku si všimnete na jedné z hromádek nabídky, kterou jste měli již v pátek odeslat klientovi a tak ji vezmete a položíte ji také na stůl se slovy: „toto musím také udělat co nejdříve“ a položíte ji hned vedle těch faktur na podepsání. Do toho zvoní telefon a v něm Vás účetní žádá o knihu jízd, protože je 5-tého a už 5 dní jste ve skluzu. Odpovíte jí: „jasně, hned na to jdu…“ Myslím, že dále pokračovat nemusím.

Člověk tam nad tím sedí a říká si: „no to nám ten týden ale pěkně začíná…“ Výsledkem celého tohoto úsilí během prvních dvou hodin pondělního rána je třetí hromádka na stole, nic kompletně dokončeného a hromada starostí, jak že to všechno zvládnu, když má den jen 24 hodin?

 Dělejte ji ihned

Jeden z nejlepších způsobů, jak zmenšit svoji práci na polovinu, je nedělat ji dvakrát. Pravděpodobně nejplodnějším zdrojem vašeho přetížení je vaše vlastní dvojitá práce. Dvojitou práci děláte tímto způsobem: vezmete email, dopis, fax, nebo něco, co máte udělat, podíváte se na to a pak to odložíte stranou, abyste to udělali později. Pak, později, to vezmete a přečtete znovu a teprve potom to uděláte. Toto samozřejmě samo o sobě zdvojnásobuje váš provoz (množství věcí, které musíte udělat). Jedním z důvodů, proč někteří lidé mohou zvládnout tolik věcí je, že je nedělají dvakrát. Je železným pravidlem, že když se zvládá nějaká věc, tak se zvládne. Neodkládá se do kategorie pozdržených nebo pozdějších.

 Získáte „čas na lenošení“

Nejde o to vyzdvihovat všechny, kteří takto dělají svou práci jako model ctnosti. Lidé zvládají ve své práci velmi mnoho, častokrát zastávají i mnoho různých postů. Je potřeba je vyzdvihnout jako lidi, kteří získávají cenný čas na odpočinek nebo lenošení. Není potřeba vypadat zaměstnaně, když zaměstnaní nejste. Není potřeba se s prací mazlit, když jí není dostatek. Je spousta práce, která by se měla udělat. Nejlepší odpověď na práci jakéhokoli druhu je udělat ji.

Zaveďte si systém tří košíků

Systém Tří košíků je velmi jednoduchý nástroj, který Vám pomůže zvládnout jakoukoliv administrativu, která se dostává na Váš stůl, rychle a bez zbytečného překládání z místa na místo. Jedná se o obyčejné tři kancelářské košíky.Vrchní košík, označený „DOVNITŘ“, by měl obsahovat všechno, na co je třeba se teprve podívat. Došlé dopisy, vzkazy, fax, vytištěné emaily apod. Z tohoto košíku postupně vezmete jeden papír za druhým a ihned ho vyřídíte.

Pokud okamžité vyřízení není možné, z důvodu chybějících informací apod., pak máte k dispozici prostřední košík, označený „V BĚHU“, který by měl obsahovat všechno, co jste již jednou četli nebo prohlédli, ale co nemůže být vyřízeno okamžitě.

Pokud jste danou práci udělali ihned anebo pokud již máte vše potřebné na dokončení administrativy z prostředního košíku, směrujte ji do spodního košíku, označeného „VEN“. Tento obsahuje vše, co je vyřízeno a bude nyní putovat k zákazníkovi, kolegovi nebo na založení atd.

Vaše komunikační linie s kýmkoliv můžete udržovat v nekonečném nepokoji předstíráním, že nejjednodušší způsob, jak nepracovat, je neřešit věci. Všechno, co nezvládnete, se vrací a „kouše“. Každý nevyřízený papír na hromádce, každý „schovaný“ projekt ve skříni, každý nezodpovězený dopis nebo email.

Pokud jste skutečnými milovníky snadnosti, pak všechno co vám přijde do cesty zvládněte, když to přijde, a ne později.

Takto vás lidé začnou vystavovat jako vzor výkonnosti, jako někoho, od něhož se očekává, že trhne další světový rekord v rychlosti, že se o divech, které tvoříte, začnou objevovat články, je vedlejší. Všichni, kteří takto zvládají svou práci to dělají proto, aby získali čas i na jiné věci. Protože se dá popravdě říci, že cestou ke vší těžké práci sestávající z dlouhé a neustálé dřiny je odkládání akce, když je přijata jakákoliv zpráva. To je cesta k vrchovatě naplněným košíkům.

 

Ing. Jan Spáčil
Business Success, spol. s r.o.

Následující záložky mění níže uvedený obsah.
© 2000 - 2017 Business Success, spol. s r.o.