Máte firmu a chybí Vám čas? Organizujte! (magazín Lobby)

Systémová řešení mohou ve velké míře podpořit a znásobit osobní schopnosti majitelů firem. Jak to začíná… Typický vývoj většiny firem, které začínaly od nuly, je přibližně tento: majitel, říkejme mu pan Sobota, dostal jednoho dne smysluplný nápad a založil firmu. Zpočátku byl pan Sobota sám a dělal úplně všechno. Chodil po úřadech vyřizovat nutnou administrativu, dělal si výběrová řízení pro získání úvěru na nákup technologie a vybavení firmy, získával první zakázky, nakupoval suroviny, vyráběl či poskytoval služby v rámci realizace zakázek, sám fakturoval a upomínal opozdilce o dlužné platby, sám pronikal do magie propagace.

Pan Sobota byl velmi pracovitý a časem se mu začala firma rozrůstat. Přijal první zaměstnance a začal je na základě vlastních zkušeností učit a řídit. Jednoho dne zjistil, že zaměstnává 50 lidí a z garážového podnikání je konkurencí respektovaná společnost. Lidé mu závidí firmu a milionové auto. Až sem to vypadá jako splněný sen schopného podnikatele.

Ovšem tato mince má i svou druhou stranu. Pan Sobota je od rána do večera zavřený ve své kanceláři a hasí problémy vznikající návaly zakázek či jejich nedostatkem. Zákazníci si stěžují poslední dobou na nekvalitu dodávek a odcházejí ke konkurenci. Velký odběratel už zase nezaplatil v termínu a firma dluží dodavatelům, kteří neustále volají a chtějí své peníze. Firma má vlastní novou budovu, ale do kanceláří v podkroví začalo zatékat vlivem špatně provedené izolace střechy stavební firmou, která již neexistuje. Manželka pana Soboty zpočátku muže podporovala a byla hrdá na jeho úspěchy, ale dnes ho vidí jen nepravidelně po večerech. Sice živí 50 rodin svých zaměstnanců, ale ji samotnou stále častěji napadá, jestli chce takové manželství i přes vysokou životní úroveň a dostatek peněz.

Tento příběh často slyšíme v nejrůznějších variacích od majitelů firem. Tito lidé jsou těmi nejcennějšími z celé populace národa, protože dávají dalším lidem práci a umožňují jim tak normální život a stabilitu. Nikdo jim nemůže vytknout neschopnost, protože kdyby byli neschopní, firmu nevybudují do těchto rozměrů. Ale v praxi to často vypadá, že úspěch zaplatí ztrátou zdraví, rodiny a přátel.

Jak na organizaci firmy?

Kde je tedy zakopaný pes? Možná že ve významu slova organizace. Organizace je rozdělení činností a povinností do specializovaných funkcí. Zní to jako akademická fráze, ale můžeme jí snadno porozumět na příkladu. Váš řidič měl s firemním autem nehodu a je třeba zajistit opravu a řízení s pojišťovnou. Kdo to udělá? Zjevně ne dotyčný zaměstnanec. Práce, kterou je třeba vykonat pro zajištění chodu firmy a která není nikomu trvale přidělena, vždy skončí u šéfa osobně. Ten má možnost se toho buď chopit sám a odložit tak své další povinnosti, nebo delegovat a spolehnout se, že jeho člověk vše vyřídí bez chyb a že zároveň stačí zvládnout svou běžnou práci. Všichni ve firmě mají však své práce nad hlavu a nejvíce jí mají ti spolehliví, protože jim byly svěřeny všechny dřívější důležité úkoly. Šéf tedy volá domů manželce, aby ho s večeří nečekala, a jde na věc.

Jakým způsobem tedy předvídat všechny potenciální situace, které ve firmě v běžném provozu, ale i náhodně vznikají, a jakým způsobem je delegovat na zaměstnance firmy tak, aby za ně byli zodpovědní a chopili se jich bez dotazů samostatně? Jak udělat to, aby zaměstnanci chápali účel všech svých povinností a nepovažovali firemní pravidla za nesmyslnou byrokracii?

Zkuste organizující tabuli

Možným řešením je organizující tabule, o které se dozvídají účastníci našich seminářů o organizaci firmy. Jedná se vlastně o detailní přehled veškeré práce, která je ve firmě vykonávána, která je logicky rozčleněna do celků, a tyto celky jsou přesně popsány a přiděleny konkrétním lidem ve firmě. Tato tabule je vlastně firemní organizační směrnicí o zodpovědnosti, pravomocích, nadřízenosti a podřízenosti, druhu a účelu práce, definicí přesných výsledků všech druhů práce a informačním přehledem pro všechny zaměstnance, na koho se mají s čím obracet.

Po vytvoření organizující tabule se dají snadno udělat detailní popisy práce jednotlivých postů ve firmě, které pomohou společnosti v mnoha situacích. Jsou to v podstatě manuály, jak přesně se má vykonávat daný typ práce. Dále slouží jako podklad pro člověka, který ve firmě vybírá nové zaměstnance a má na starosti jejich zaškolení. Platí zde pravidlo – nehledejte, jakou práci byste dali novému zaměstnanci, ale hledejte nového zaměstnance pro předem přesně definovanou práci. Firemní personalista se podle popisu práce rychle zorientuje a má jasnou představu o předpokladech hledaného člověka. Po nástupu do firmy se nemusí novému člověku nikdo věnovat, ale sám nastuduje svůj popis práce, je přezkoušen a pak může naplno produkovat.

Jak může vypadat dotažený systém?

Kromě toho všeho je nejdůležitější součástí správného popisu práce přesná definice výsledku práce. A tady je každá firma jen krůček od měření množství vykonané práce a sledování vytíženosti a efektivity jednotlivých zaměstnanců a částí firmy a plánování krátkodobých i dlouhodobých firemních cílů na základě faktů a ne pouhých dojmů vedení firmy.

Zní to jako sci-fi, viďte? Pravda je, že každá firma se jednoho dne dostane do stadia, kdy je nutné stanovit jasná pravidla, jejichž absence dnes firmu možná brzdí personálně a rozhodně časově a finančně. A čím dříve vedení firmy tato pravidla vytvoří a prosadí do každodenního používání, tím dříve bude dosahovat skvělých výsledků s vynaložením minimálního úsilí na zvládání zmatků a reklamací a hlavně s dobrou náladou a ziskem, který je předpokladem životaschopnosti a expanze.
Pavel Ranc,
konzultant Business Success spol. s r. o.

Následující záložky mění níže uvedený obsah.
Pavel Ranc
Od roku 2003 se jako konzultant věnuje oblasti managementu a organizování práce týmů. Podílel se na desítkách úspěšných projektů v zavádění firemních struktur a sepisování klobouků. Jako autor odborných článků a publikací chce své čtenáře inspirovat, usnadnit jim práci s organizováním a zaváděním systematičnosti v pracovním prostředí.
© 2000 - 2017 Business Success, spol. s r.o.