Typický vývoj většiny firem, které začínaly od nuly, je přibližně tento. Majitel, říkejme mu například pan Sobota, dostal jednoho dne smysluplný nápad a založil firmu. Zpočátku tam byl pan Sobota sám a dělal úplně všechno. Chodil po úřadech vyřizovat administrativu nutnou k provozu firmy, dělal si výběrová řízení pro získání úvěru a nákup technologie a vybavení firmy, oslovoval potencionální zákazníky a získával první zakázky, osobně nakupoval suroviny a střežil subdodavatele, sám vyráběl či poskytoval služby v rámci realizace zakázek a zároveň se přitom učit a získával zkušenosti, sám fakturoval a učil se upomínat opozdilce o dlužné platby, sám pronikal do podstaty účetnictví a do magie propagace. Protože byl pan Sobota velmi nadšený a pracovitý, časem se mu začala firma rozrůstat pod rukama a řady spokojených klientů firmy se množily. Pan Sobota přijal první zaměstnance a začal je na základě vlastních zkušeností učit a řídit. Firma narůstala a pan Sobota jednoho dne zjistil, že už zaměstnává 50 lidí a z jeho garážového podnikání je dnes konkurencí respektovaná seriózní společnost se zvučným jménem. Lidé mu závidí firmu a milionové auto před vilou. Do tohoto bodu by bylo vše v pořádku a zní to jako splněný životní sen jednoho schopného podnikatele.
Ovšem tato mince má i svou druhou stranu. Pan Sobota je od rána do večera zavřený ve své kanceláři a hasí problémy vnikající návaly zakázek či jejich nedostatkem. Zákazníci si stěžují poslední dobou na nekvalitní dodávky a odcházejí ke konkurenci. Velký odběratel už zase nezaplatil v termínu a firma pana Soboty dluží dodavatelům, kteří neustále volají, kdy dostanou své peníze. Navíc se zjistilo, že skladník už dva roky rozkrádá materiál a je nutné to řešit soudní cestou. Sekretářka odchází na mateřskou dovolenou a je nutné najít kompetentní náhradu co nejrychleji, protože jen ona dokáže obsluhovat informační systém firmy a zadávat do něj data. A firma sice má vlastní úplně novou budovu, ale do kanceláře v podkroví začalo zatékat vlivem nekvalitně provedené izolace střechy stavební firmou, která již dnes neexistuje. Stát vydal nový mzdový zákon a je třeba předělat celý motivační plán mezd. Manželka pana Soboty zpočátku manžela podporovala a byla hrdá na jeho úspěchy, ale dnes vidí svého muže jen nepravidelně po večerech a totálně vystresovaného. Její manžel sice živí 50 rodin svých zaměstnanců, ale ji samotnou stále častěji napadá myšlenka, jestli chce v takovémto manželství pokračovat i přes vysokou životní úroveň a dostatek peněz. Jejich život se jí líbil více, když byl pan Sobota ještě obyčejným zaměstnancem.
Tento příběh často slyšíme v nejrůznějších variacích z úst majitelů firem, z kterými hovoříme na obchodních schůzkách. Tito lidé jsou těmi nejcennějšími z celé populace národa, protože dávají dalším lidem práci a umožňují jim tak normální život a stabilitu. Nikdo jim nemůže vytknout neschopnost, protože kdyby byli neschopní, nikdy firmu nevybudují do těchto rozměrů. Ale v praxi to často vypadá, že tento úspěch zaplatí ztrátou zdraví, rodiny a přátel.
Vypadá to jako neřešitelné dilema s neradostnými vyhlídkami. Kde je tedy zakopaný pes? Možná že ve významu slova organizace. Organizace je rozdělení činností a povinností do specializovaných funkcí. Zní to jako akademická fráze, ale můžeme jí snadno porozumět na příkladu. Váš řidič měl s firemním autem nehodu a je třeba zajistit opravu a řízení s pojišťovnou. Kdo to udělá? Zjevně ne dotyčný zaměstnanec. Kdo tedy? Práci, kterou je třeba vykonat pro zajištění chodu firmy a která není nikomu trvale přidělena vždy skončí u šéfa osobně. Ten má možnost se toho buď chopit sám a odložit tak své další povinnosti nebo to dát za úkol někomu jinému a spolehnout se, že tento člověk vše vyřídí bez jakýchkoli chyb a že zároveň stačí zvládnout svou běžnou práci. Vypadá to však, že všichni ve firmě mají práce nad hlavu a nejvíce jí mají ti spolehliví, protože jim byly svěřeny všechny dřívější důležité úkoly. Šéf tedy volá domů manželce, aby ho s večeří nečekala a jde na věc.
Jakým způsobem tedy předvídat všechny potenciální situace, které ve firmě v běžném provozu, ale i náhodně vznikají a jakým způsobem je delegovat na zaměstnance firmy tak, aby za ně byli zodpovědní a chopili se jich okamžitě, když je třeba je udělat? Jak udělat to, aby zaměstnanci chápali účel všech svých povinností a nepovažovali firemní pravidla za nesmyslnou byrokracii? Jak sdělit zaměstnancům, jaké výsledky od nich firma očekává a jak mít kontrolu nad tím, že těchto výsledků neustále dosahují? Jak rychle a spolehlivě zaškolit nového zaměstnance tak, aby znal všechna firemní pravidla a svou práci, ale zároveň nezatěžovat dotazy kolegy ve svém okolí a nebrzdil je tak v jejich produkci? A jak sdělit skupině zaměstnanců, že jejich vedoucím už není šéf osobně, ale pan Mrkvička, který se stal výrobním ředitelem?
Možným řešením je organizující tabule, o které se dozvídají účastníci našich seminářů o organizaci firmy. Jedná se vlastně o detailní přehled veškeré práce, která je ve firmě vykonávána, která je logicky sečleněna do celků a tyto celky jsou přesně popsány a pojmenovány a přiděleny konkrétním lidem ve firmě. Tato tabule je vlastně neustále aktualizovanou firemní organizační směrnicí o zodpovědnosti, pravomocích, nadřízenosti a podřízenosti, druhu a účelu práce, definicí přesného výsledků všech druhů práce a informačním přehledem pro všechny zaměstnance, na koho se mají s čím obracet.
Po vytvoření organizující tabule se dají snadno popsat detailní popisy práce jednotlivých postů ve firmě, která pomohou firmě v mnoha situacích. Jsou to v podstatě manuály, jak přesně se má vykonávat daný typ práce. Dále slouží jako podklad pro člověka, který ve firmě vybírá nové zaměstnance a má na starosti jejich zaškolení. Platí zde pravidlo – nehledejte, jakou práci byste dali novému zaměstnanci (to dělá úřad práce), ale hledejte nového zaměstnance pro předem přesně definovanou práci. Firemní personalista se podle popisu práce rychle zorientuje a má jasnou představu koho hledat a jaké musí mít nový člověk předpoklady. Po nástupu do firmy se nemusí novému člověku nikdo věnovat, ale sám nastuduje svůj popis práce a když skončí, je přezkoušen a může naplno produkovat. Vlastně už ve fázi přezkoušení může firma zjistit, že nový člověk danou práci nezvládne a ušetří tak čas i peníze, ale hlavně zmatek spojený s propouštěním a přijímáním někoho jiného. Námitkou některých firem je, že vytvoření přesných popisů práce je bude stát spoustu času. Ano, to je zcela jistě pravda. Ovšem pokud si firma spočítá, kolik času jí stojí zaškolování každého nového zaměstnance, kolik zmatků vznikne tím, že doopravdy vlastně zaškolen nebyl a někdo mu řekl, jdi a dívej se na Frantu, on tě to naučí. Frantovi už to leze na nervy, protože to je za poslední dva měsíce pátý člověk, který ho zdržuje od jeho práce a který se stejně chodí pořád na všechno ptát a jeho výsledky jsou zlomkem běžné míry produkce a se spoustou chyb, které se musí najít a odstranit a to stojí další čas a peníze.
Kromě toho všeho, nejdůležitější součástí správného popisu práce je přesná definice výsledku práce a tady je každá firma jen krůček od měření množství vykonané práce a sledování vytíženosti a efektivity jednotlivých zaměstnanců a částí firmy a plánování krátkodobých i dlouhodobých firemních cílů na základě faktů a ne pouhých dojmů či tušení vedení firmy.
Zní to jako sci-fi, viďte? Pravda je, že každá firma se jednoho dne dostane do stadia, kdy je nutné stanovit jasná pravidla, jejichž absence dnes firmu možná brzdí personálně a rozhodně časově a finančně. A čím dříve vedení firmy tato pravidla vytvoří a prosadí do každodenního používání, tím dříve bude firma dosahovat skvělých výsledků s vynaložením minimálního úsilí na zvládání zmatků a reklamací a hlavně s dobrou náladou a ziskem, který je předpokladem životaschopnosti a rozvoje firmy.
Pavel Ranc
konzultant
Business Success spol. s r.o.