Získajte „čas na leňošenie“ (magazín IN STORE Slovakia)

Je pondelok ráno, vstupujete do kancelárie, sadnete si za svoj pracovný stôl, otvárate svoj notebook. Všetkým manažérom dôverne známa situácia.

Na vašom stole, pekne na okraji, dve až tri úhľadné kôpky papierov, v šuplíku sa schováva projekt, ktorý čaká už len na dokončenie a vo dverách stojí spolupracovník, ktorý práve teraz nesie na podpísanie faktúry. Vezmete ich do ruky a položíte na stôl so slovami: „áno, toto urobím hneď, viem že to ponáhľa,“ hneď v tom istom okamžiku si všimnete na jednej z kôpok ponuku, ktorú ste mali už v piatok odoslať klientovi, a tak ju vezmete a položíte ju tiež na stôl so slovami: „toto musím rovnako urobiť čo najskôr“ a položíte ju okamžite vedľa tých faktúr na podpis. Do toho zazvoní telefón a v ňom vás účtovníčka prosí o knihu jázd, pretože je 5-teho a už 5 dní meškáte. Odpoviete jej: „samozrejme, hneď sa na to pozriem…“ Myslím, že ďalej už pokračovať nemusím. Člověk tam nad tým sedí a hovorí si: „no to nám tento týždeň ale krásne začína…“

Výsledkom celého tohoto úsilia počas prvých dvoch hodín pondelňajšieho rána je tretia kôpka na stole, nič kompletne dokončené a hromada starostí, ako že to všetko zvládnem, keď deň má len 24 hodín?

Jeden z najlepších spôsobov, ako znížiť množstvo svojej práce na polovicu, je nerobiť ju dvakrát. Pravdepodobne najplodnejším zdrojom vášho preťaženia je vaša vlastná dvojitá práca. Dvojitú prácu robíte týmto spôsobom: vezmete e-mail, list, fax, alebo niečo, čo máte urobiť, pozriete sa na to a potom to odložíte bokom, aby ste to urobili neskôr. Potom, neskôr, to vezmete a prečítate znova a až teraz to skutočne urobíte. Toto samozrejme samo o sebe zdvojnásobuje vašu prevádzku (množstvo vecí, ktoré musíte urobiť). Jedným z dôvodov, prečo niektorí ľudia môžu zvládnuť toľko vecí, je ten, že ich nerobia dvakrát. Je železným pravidlom, že keď sa zvláda nejaká vec, tak sa zvládne. Neodkladá sa do kategorie pozdržaných alebo neskorších.

Nejde o to vyzdvihovať všetkých, ktorí takto robia svoju prácu jako model cností. Ľudia zvládajú vo svojej práci veľmi veľa, často krát zastávajú i mnoho rôznych pozícií. Je potrebné ich vyzdvihnúť ako ľudí, ktorí získavajú cenný čas na odpočinok alebo leňošenie. Nie je potrebné vyzerať viac pracovne ako je to v skutočnosti.

Nie je potrebné sa s prácou maznať, keď jej nie je dostatok. Je množstvo práce, ktorá by sa mala urobiť. Najlepšia odpověď na prácu akéhokoľvek druhu je urobiť ju.

Systém „troch košíkov je veľmi jednoduchý nástroj, ktorý vám pomôže zvládnuť akúkoľvek administratívu, ktorá sa dostáva na váš stôl, rýchlo a bez zbytočného prekladania z miesta na miesto.

Ide o obyčajné tri kancelářské košíky. Vrchný košík, označený „DOVNÚTRA“, by mal obsahovať všetko, na čo je potrebné sa ešte pozrieť, listy, odkazy, faxy, vytlačené e-maily a pod. Z tohoto košíka postupne vezmete jeden papier za druhým a ihneď ho spracujete. Pokiaľ okamžité spracovanie nie je možné, z dôvodu chýbajúcich informácií a pod., potom máte k dispozícií prostredný košík, označený „V BEHU“, ktorý by mal obsahovať všetko, čo ste už raz čítali alebo prezerali si, ale čo nemôže byť spracované okamžite.

Pokiaľ ste danú prácu urobili ihneď alebo pokiaľ už máte všetko potrebné na dokončenie administratívy z prostredného košíka, smerujte ju do spodného košíka, označeného „VONKU“. Tento obsahuje všetko, čo je spracované a pôjde k zákazníkovi, kolegovi alebo na uloženie atď.

Vašu komunikačnú líniu s kýmkoľvek môžete udržiavať v nekonečnom nepokoji predstieraním, že najjednoduchší spôsob, ako nepracovať, je neriešiť veci. Všetko, čo nezvládnete, sa vracia a „hryzie“. Každý nespracovaný papier na kôpke, každý „schovaný“ projekt v skrinke, každý list alebo e-mailová správa, na ktoré ešte nebolo odpovedané. Pokiaľ ste skutočnými milovníkmi jednoduchosti, potom všetko čo vám príde do cesty zvládnete, keď to príde, a nie neskôr. Takto vás ľudia začnú vystavovať

jako vzor výkonnosti, ako niekoho, od koho sa očakáva, že trhne ďalší svetový rekord v rýchlosti. A že sa o divoch, ktoré tvoríte, začnú objavovať články, to je vedľajšie.

Všetci, ktorí takto zvládajú svoju prácu to robia preto, aby získali čas i na iné veci. Pretože sa dá popravde povedať, že cestou k všetkej ťažkej práci, pozostávajúcej z veľkej a nekončiacej sa driny, je odkladanie akcie, keď je prijatá akákoľvek správa. To je cesta k naplneným košíkom až po vrchol.

Ing. Jan Spáčil
Ředitel pobočky Praha
Business Success, spol. s .r.o.

Následující záložky mění níže uvedený obsah.
© 2000 - 2017 Business Success, spol. s r.o.