Popis práce není seznam úkolů. Je to dohoda o výsledcích

„Všichni přece vědí, co mají dělat.“ To je věta, kterou ve firmách slýchám poměrně často. Jenže když se zeptám vedoucího, podle čeho pozná, že konkrétní zaměstnanec pracuje dobře, odpověď už nebývá tak jednoznačná.

„Vidím, jak pracuje.“

„Vím, kdo je šikovný.“

„My se nějak domluvíme.“

Takové řízení může určitou dobu fungovat. Problém ale nastane ve chvíli, kdy zaměstnanec a vedoucí mají odlišnou představu o tom, co je vlastně správně. Pokud nejsou očekávání jasně pojmenovaná, velmi obtížně se vyžadují.

 

Shrnutí v kostce

• Popis práce by neměl být pouze seznamem činností.
• Zaměstnanec potřebuje vědět, jaký výsledek má vytvářet.
• Jasné pracovní standardy předcházejí nedorozuměním.
• Vedoucí potřebuje znát práci svých lidí, aby ji mohl dobře řídit.
• Hodnocení má vycházet z předem známých kritérií.
• Správně nastavená pravidla přinášejí větší předvídatelnost zaměstnancům i vedení.

 

„Chodí do práce a plní úkoly.“ Ale jaký má výsledek?

 

Představte si pracovní pozici, jejíž náplň obsahuje: vyřizování objednávek, komunikaci se zákazníky, evidenci dokumentů, spolupráci s kolegy.

Takový seznam nám říká, čím se člověk zabývá. Ale neříká nám, co má být výsledkem. Kolik objednávek má zpracovat? V jaké kvalitě? Jak rychle má zákazník dostat odpověď? Jaké dokumenty mají být správně připravené? A co se stane, když některá část práce není dokončená?

Pokud to nevíme, nemáme dobrý základ pro řízení ani hodnocení.

 

Proč nestačí pracovní smlouva?

 

Pracovní smlouva upravuje smluvní vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Podrobný pracovní postup má ale jiný účel. Má člověku pomoci pochopit, jak má jeho práce správně fungovat.

Například: „Zajišťuje komunikaci se zákazníky.“ je velmi obecné vymezení.

Použitelný pracovní standard už vysvětluje, jaké informace má zákazník dostat, jak má probíhat předání požadavku, co dělat při komplikaci a kdy je potřeba zapojit vedoucího. To jsou informace, podle kterých lze skutečně pracovat.

 

Bez pravidel vzniká slovo proti slovu

 

Představte si zaměstnance, který si postupně začne svou práci zjednodušovat. Přestane předávat dokumenty kolegyni dohodnutým způsobem. Nevěnuje dostatečnou pozornost úklidu pracoviště. Některé kroky vynechává, protože mu připadají zbytečné.

Vedoucí si toho všimne a začne situaci řešit. Jenže zaměstnanec namítne: „Vždyť já svou práci dělám.“ A má pocit, že ho šéf nespravedlivě kritizuje.

Pokud firma nemá jasně stanovený standard, může se z věcného problému velmi rychle stát osobní konflikt. Vedoucí tvrdí jedno. Zaměstnanec druhé.

A chybí společný základ, ke kterému by se mohli vrátit.

 

Pravidla chrání i zaměstnance

 

Jasně popsaná práce není výhodná pouze pro šéfa. Je důležitá také pro člověka, který ji vykonává. Zaměstnanec potřebuje předvídatelnost.

Chce vědět:

Co přesně ode mě očekáváte?

Za co odpovídám?

Jak poznám, že svou práci dělám správně?

Podle čeho mě budete hodnotit?

A co mohu udělat pro to, abych dosahoval lepších výsledků?

Pokud tyto informace nemá, je příliš závislý na momentálním hodnocení svého nadřízeného. Jednou je jeho práce v pořádku. Podruhé za stejný postup dostane výtku. To není dobrý základ pro dlouhodobou spolupráci.

 

Vedoucí musí rozumět práci, kterou řídí

 

Představte si manažera obchodního týmu, který přesně neví, jak jeho obchodníci postupují. Nezná jednotlivé kroky obchodního procesu. Neví, jaké mají používat argumenty, jak připravují nabídky nebo jak řeší běžné námitky zákazníků.

Přesto má jejich práci hodnotit a zlepšovat. Jak?

Samozřejmě nemusí být nejlepším obchodníkem v týmu. Musí ale rozumět standardu práce, kterou řídí. Jinak je velmi obtížné určit, kde vzniká problém a co je potřeba změnit. Nemůžeme dobře řídit práci, jejíž správný průběh nedokážeme popsat.

 

Pracovní standard neznamená konec samostatnosti

 

Někdo může namítnout: „Když všechno popíšeme, lidé přestanou přemýšlet.“ Nemusí to tak být.

Ve firmách existuje mnoho situací, které se opakují. A pro tyto situace je rozumné mít osvědčený postup. Smyslem standardu není zakázat přemýšlení. Je jím odstranit zbytečnou improvizaci tam, kde už máme ověřený způsob práce.

 

Co musí zaměstnanec vědět o své roli?

 

Dobrý popis pracovní pozice by měl odpovídat na několik základních otázek.

Proč tato pozice existuje?

Jakou hodnotu má její práce přinášet?

Co je jejím výsledkem?

Co má být dokončeno, vytvořeno nebo zajištěno?

Jaké jsou základní odpovědnosti?

Za které oblasti člověk odpovídá?

S kým spolupracuje?

Od koho získává podklady a komu předává svou práci?

Jaké má pravomoci?

O čem rozhoduje samostatně a co musí schválit vedoucí?

Podle čeho se hodnotí jeho práce?

Jak poznáme dobrý výsledek?

Jak se může zlepšovat?

Co se má naučit, aby byl ve své roli úspěšnější?

 

Hodnocení nemá záviset na náladě vedoucího

 

Jedním z největších přínosů jasného popisu práce je možnost nastavit férovější hodnocení. Pokud zaměstnanec předem ví, co se od něj očekává, může své výsledky ovlivňovat. Vedoucí pak nemusí hodnotit pouze subjektivním dojmem. Může se opřít o konkrétní parametry.

Například: množství dokončené práce, kvalitu výsledků, dodržování důležitých postupů, včasnost předání, plnění dohodnutých cílů.

Konkrétní kritéria se samozřejmě liší podle pracovní pozice. Obchodník bude mít jiné ukazatele než servisní technik nebo účetní. Princip je ale stejný. Člověk by měl vědět předem, podle čeho bude jeho práce posuzována.

 

Od popisu práce k systému odměňování

 

Pokud má firma pohyblivou složku mzdy navázanou na výkon, musí být její pravidla srozumitelná a předem známá. Zaměstnanec by měl rozumět tomu, jaké výsledky může ovlivnit a jak se promítnou do jeho odměny.

Například obchodník může mít část odměny navázanou na dohodnuté obchodní výsledky. U jiných pozic může být důležitá kvalita, produktivita nebo plnění konkrétních cílů. Samotná docházka přitom není totéž co pracovní výkon.

Firma člověka nepřijímá jen proto, aby byl na pracovišti. Přijímá ho proto, aby vytvářel určitou hodnotu.

Poznámka: Konkrétní pravidla odměňování musí vždy odpovídat pracovněprávním předpisům a sjednaným podmínkám.

 

Praktický návod: Jak vytvořit popis práce

 

1. Začněte účelem pozice. Proč firma tuto roli potřebuje?

2. Definujte hlavní výsledek. Co má člověk pravidelně vytvářet nebo zajišťovat?

3. Popište klíčové činnosti. Zaměřte se na to, co je pro výsledek skutečně důležité.

4. Stanovte základní pracovní standardy. Jak mají probíhat opakované činnosti? Která pravidla je nutné dodržovat?

5. Vyjasněte spolupráci. Kdo komu předává informace, podklady nebo hotovou práci?

6. Nastavte kritéria hodnocení. Vyberte několik srozumitelných ukazatelů, podle kterých lze práci posuzovat.

7. Projděte popis se zaměstnancem. Ověřte, že mu rozumí, a dejte mu prostor upozornit na nejasnosti.

8. Pravidelně jej aktualizujte. Práce se mění. Dokument proto musí odpovídat skutečnosti, nikoliv pouze stavu v době nástupu.

 

Časté otázky

 

Jaký je rozdíl mezi pracovní náplní a kvalitním popisem práce?
Pracovní náplň obvykle vyjmenovává činnosti. Kvalitní popis práce navíc vysvětluje účel pozice, očekávané výsledky, důležité postupy, spolupráci a kritéria hodnocení.

Nemůže příliš podrobný popis práce zaměstnance omezovat?
Může, pokud je zbytečně rigidní. Cílem je popsat důležité standardy a odpovědnosti, nikoliv předepisovat každou drobnost.

Kdo by měl popisy pracovních pozic vytvářet?
Za jejich správnost odpovídá vedení. Praktické postupy je vhodné připravovat společně se zkušenými zaměstnanci, kteří danou práci skutečně vykonávají.

Jak propojit popis práce s hodnocením výkonu?
Nejdříve určete očekávaný výsledek pozice. Potom vyberte měřitelná nebo ověřitelná kritéria, která odpovídají skutečné práci zaměstnance.

Jak často pracovní popisy aktualizovat?
Vždy při podstatné změně odpovědností, postupů nebo požadovaných výsledků. Kromě toho je vhodné je pravidelně kontrolovat, aby zůstaly použitelné.