Proč nás některé rozhovory vyčerpávají? A jak komunikovat i v náročných situacích

Určitě znáte člověka, se kterým se vám mluví snadno. Nemusíte příliš přemýšlet nad každým slovem. Rozhovor plyne přirozeně a po jeho skončení máte dobrý pocit. A potom jsou lidé, se kterými je komunikace mnohem náročnější. Stačí jedna poznámka a jste podráždění. Jedna otázka a začnete se bránit. Jedna nepříjemná reakce a z původně běžného rozhovoru se stane konflikt.

Proč se to děje?

A hlavně: Co s tím můžeme dělat?

Za roky práce s komunikací jsem si ověřil, že náročný rozhovor nemusí automaticky znamenat špatný rozhovor. Velmi záleží na tom, jak k němu přistoupíme.

 

Shrnutí v kostce

• Emoce ovlivňují způsob, jakým sdělujeme i přijímáme informace.
• Před náročným rozhovorem pomáhá zklidnění a ujasnění vlastního záměru.
• Respekt k druhému člověku může usnadnit i nepříjemnou komunikaci.
• Ne každou obtížnou reakci dokážeme ovlivnit.
• Dobrou komunikaci je potřeba vědomě trénovat.
• Jedna nepříjemná zkušenost by neměla určovat náš přístup ke všem ostatním lidem.

 

Emoce dokážou změnit význam našich slov

 

Představte si, že vám kolega řekne: „Potřeboval bych, abys to udělal jinak.“

Když jste v klidu, můžete tuto větu přijmout jako běžný pracovní požadavek. Ale pokud jste ve stresu, unavení nebo podráždění, můžete ji slyšet úplně jinak. Jako kritiku, jako výčitku. Nebo jako důkaz, že si někdo neváží vaší práce. Slova zůstala stejná. Změnilo se naše rozpoložení.

Proto je důležité uvědomovat si, v jakém stavu do rozhovoru vstupujeme.

 

Před důležitým rozhovorem si udělejte pořádek v emocích

 

Když jsme rozčilení, máme často potřebu reagovat okamžitě. Chceme vysvětlovat. Obhajovat se. Přesvědčit druhého, že nemá pravdu. Někdy ale právě taková reakce situaci ještě zkomplikuje. Proto doporučuji před důležitým rozhovorem krátké zastavení. Nemusí trvat dlouho. Několik klidných nádechů, chvíle bez dalších podnětů.

A jednoduchá otázka:

Co chci tímto rozhovorem skutečně vyřešit?

Pokud je naším cílem pouze dokázat, že máme pravdu, rozhovor se může snadno změnit v souboj. Pokud chceme najít řešení, budeme pravděpodobně komunikovat jinak.

 

Respekt neznamená souhlas

 

Někdy máme pocit, že respektovat druhého člověka znamená souhlasit s jeho názorem. Ale to není pravda. Můžeme mít naprosto odlišné pohledy na určitou situaci a přesto k němu přistupovat slušně.

Respekt je důležitý zejména ve chvílích, kdy se nám komunikace nedaří. Když totiž druhého člověka předem považujeme za protivníka, může být velmi obtížné vést konstruktivní rozhovor.

Naopak pokud se pokusíme vidět na něm něco pozitivního, může se změnit i náš vlastní přístup. Zkuste na druhém člověku najít něco, čeho si vážíte Tohle doporučení může znít neobvykle. Zvlášť když jde o člověka, se kterým máte dlouhodobé neshody. Přesto stojí za vyzkoušení.

Zkuste se zamyslet:

V čem je dobrý?

Co se mu daří?

Jakou schopnost má, kterou vy sami nemáte?

Nemusíte obdivovat všechno, co dělá. Stačí najít něco, co dokážete upřímně ocenit. Takový pohled vám může pomoci přistupovat k rozhovoru s menším odporem. A někdy právě to rozhodne, zda se komunikace posune správným směrem.

 

Ne všichni lidé chtějí komunikovat stejně

 

Je důležité přijmout ještě jednu věc. Ne každý rozhovor bude příjemný. A ne s každým člověkem se dokážeme okamžitě dorozumět. Někdo může být podrážděný, někdo nechce naslouchat, někdo reaguje útočně.

A někdy může být komunikace natolik nepříjemná, že je rozumnější ji ukončit nebo odložit. To ale neznamená, že bychom kvůli několika špatným zkušenostem měli změnit svůj přístup ke všem lidem. Pokud se setkáte s hrubým člověkem, není důvod začít jednat hrubě s ostatními.

Nedovolte několika nepříjemným rozhovorům, aby vám vzaly chuť komunikovat dobře.

 

Komunikace není jednorázově naučená dovednost

 

Někdo si myslí, že když už jednou absolvoval komunikační trénink, má hotovo. Jenže komunikaci používáme každý den. V práci. Doma. Při jednání se zákazníky, s kolegy, partnerem a dětmi. A každá z těchto situací může přinést novou výzvu.

Proto má smysl komunikační dovednosti pravidelně procvičovat. Podobně jako sportovec trénuje pohyb, můžeme i my trénovat svůj přístup k rozhovorům. Postupně si osvojovat lepší reakce. A učit se zvládat situace, které nás dříve vyváděly z míry.

 

Praktický návod: Jak se připravit na náročný rozhovor

1. Ujasněte si cíl
Co potřebujete vyřešit? Jaký výsledek by byl užitečný pro obě strany?

2. Zkontrolujte své rozpoložení
Jste klidní, nebo právě reagujete pod vlivem silných emocí? Pokud jste rozčilení, zvažte krátkou pauzu.

3. Oddělte člověka od problému
Nesoustřeďte se pouze na to, co vám na druhém vadí. Zaměřte se na konkrétní situaci, kterou potřebujete řešit.

4. Najděte důvod k respektu
Připomeňte si alespoň jednu vlastnost nebo schopnost, které si na druhém člověku vážíte.

5. Mluvte jasně
Vyjádřete hlavní myšlenku bez zbytečných odboček a osobních útoků.

6. Sledujte průběh rozhovoru
Pokud se komunikace mění v hádku, vraťte se k původnímu tématu nebo navrhněte přestávku.

7. Vyhodnoťte, co se povedlo
Po rozhovoru si všimněte nejen chyb, ale také toho, co jste zvládli lépe než dříve.

 

Nenechte si vzít chuť dobře komunikovat Komunikace ovlivňuje naše pracovní výsledky, vztahy i každodenní spokojenost. Ne vždy bude snadná a ne vždy se setkáme s pochopením.

Ale vždy můžeme pracovat na tom, jak k rozhovorům přistupujeme my sami. Dobrá komunikace není o tom, že nikdy nezažijeme konflikt. Je o tom, že se postupně učíme zvládat i obtížné situace lépe.

 

Časté otázky

Jak komunikovat, když jsem rozčilený?
Pomáhá krátká pauza, zklidnění a ujasnění cíle rozhovoru. Pokud jste pod vlivem silných emocí, nemusíte vše řešit okamžitě.

Musím s druhým člověkem souhlasit, abych mu projevil respekt?
Ne. Respekt znamená uznat druhého člověka jako partnera v komunikaci, nikoliv automaticky přijmout jeho názor.

Co dělat, když je druhá strana útočná?
Snažte se zachovat klid, držet se konkrétního tématu a podle situace nastavte hranice nebo rozhovor odložte.

Proč má smysl komunikaci pravidelně trénovat?
Protože různé situace vyžadují různé dovednosti. Opakovaným procvičováním se můžeme postupně zlepšovat.

Jak poznám, že se v komunikaci zlepšuji?
Všímejte si konkrétních změn: lépe zvládnutých rozhovorů, většího klidu, srozumitelnějšího vyjadřování nebo schopnosti řešit situace, které pro vás byly dříve obtížné.