Děláte práci za své lidi? 7 signálů, že firma stojí příliš na šéfovi

„Než mu to budu vysvětlovat, raději si to udělám sám.“ Možná jste tuhle větu už někdy řekli. A možná docela často. Na první pohled je to logické. Jste zkušenější, znáte firmu, dokážete se rychle rozhodnout a spoustu věcí zvládnete rychleji než vaši lidé. Jenže právě tady může vzniknout jeden z největších problémů rostoucí firmy.

Šéf postupně přebírá stále více práce. Zaměstnanci za ním chodí pro rozhodnutí. Čekají na zadání, ptají se na priority, potřebují pomoc. A majitel nebo vedoucí? Je stále více vytížený a má pocit, že bez něj se firma zastaví. Možná ale není problém v lidech. Možná je potřeba lépe zorganizovat jejich práci.

Shrnutí v kostce

·      Úkolem vedoucího není neustále vymýšlet lidem práci.
·      Zaměstnanci by měli vědět, za co odpovídají a co se od nich očekává.
·      Pokud šéf stále vysvětluje stejné věci, problém může být v organizaci práce.
·      Strategie „raději si to udělám sám“ krátkodobě šetří čas, dlouhodobě vytváří přetíženého šéfa.
·      Ve špatně organizované firmě bývá práce často velmi nerovnoměrně rozdělená.
·      Jasné role a odpovědnosti dávají vedoucímu prostor skutečně řídit.

7 signálů, že firma stojí příliš na šéfovi

Jak vypadá firma, která stojí na šéfovi?

Dveře kanceláře se otevřou. „Šéfe, co mám udělat s tímhle?“ Za chvíli přijde někdo další. „Co je dneska priorita?“ Pak zazvoní telefon. Někdo potřebuje rozhodnutí. Další zaměstnanec něco nedokončil, takže se na to vedoucí podívá sám a dokončí věc osobně. A ještě před obědem má pocit, že celý den jen řeší problémy ostatních.

Přitom jeho vlastní práce zůstává stát. Pokud se to děje výjimečně, není na tom nic zvláštního. Pokud tak firma funguje každý den, stojí za to položit si otázku: Opravdu své lidi řídím, nebo jejich práci neustále organizuji a částečně dělám za ně?

1. Každé ráno musíte lidem říkat, co mají dělat

Vedoucí samozřejmě určuje priority. To ale není totéž jako každý den znovu vysvětlovat lidem jejich práci.
Zaměstnanec by měl vědět:

·      proč jeho pozice existuje,
·      za co odpovídá,
·      co má pravidelně dělat,
·      jaký výsledek se od něj očekává.

Šéf pak může říct: „Dnes potřebujeme upřednostnit toto.“
Nebo: „Tento týden potřebujeme zvýšit výkon tady.“
To je řízení. Pokud ale musí každé ráno znovu rozhodnout, co vlastně bude konkrétní člověk dělat, něco důležitého ve firmě pravděpodobně není nastavené.

2. Lidé za vámi chodí s každým rozhodnutím

„Můžu to udělat takhle?“
„Co mám odpovědět?“
„Komu to mám předat?“
„Co mám udělat jako první?“

Jedna otázka není problém. Desítky podobných otázek každý den už ano. Pokud zaměstnanci nemají jasno ve své odpovědnosti, prioritách nebo pravomocích, přirozeně hledají někoho, kdo rozhodne za ně. A tím člověkem bývá šéf. Postupně se z něj stane úzké hrdlo celé firmy. Čím více lidí má, tím více rozhodnutí se k němu sbíhá. A firma místo větší kapacity získává větší závislost na jednom člověku.

3. Často si říkáte: „Rychlejší bude, když to udělám sám.“

Krátkodobě to může být pravda. Vysvětlit úkol zabere dvacet minut. Vy ho zvládnete za deset. Tak proč ho jednoduše neudělat? Protože zítra nastane stejná situace. A pozítří znovu. To, co dnes ušetřilo deset minut, vás může během roku stát desítky nebo stovky hodin. Navíc tím zaměstnance neučíte větší samostatnosti. Naopak vytváříte systém, ve kterém je normální, že obtížnější věci nakonec převezme vedoucí.

A jste jen krůček od stavu, kdy je šéf přetížený, vystresovaný a práce ho postupně přestává bavit.

4. Několik lidí je přetížených a ostatní mají výrazně méně odpovědnosti

Když se zmapují všechny činnosti ve firmě a přiřadí se k jednotlivým lidem, ukáže se, že jeden nebo dva lidé mají na starosti obrovské množství věcí. A vedle nich jsou lidé, kterým lze přiřadit jen několik málo odpovědností. Neznamená to automaticky, že nepracují. Ukazuje to ale, že práce a odpovědnost nemusí být rozděleny logicky.

Výsledkem může být paradox: Nejlepší a nejschopnější lidé dostávají stále více práce právě proto, že se na ně můžeme spolehnout. Až je nakonec přetížíme.

5. Když šéf není ve firmě, rozhodování se zpomalí

Zkuste jednoduchý test. Co se stane, když majitel nebo vedoucí na týden zmizí? Pokračují lidé ve své práci? Dokážou se rozhodovat v běžných situacích? Vědí, jaké mají priority? Nebo začnou čekat? Dobrá organizace neznamená, že firma vedoucího nepotřebuje. Znamená, že ho nepotřebuje u každého jednotlivého kroku.

Pokud lidé vědí, co se od nich očekává, jaká jsou pravidla a za co odpovídají, dokážou velkou část běžné práce zvládnout samostatně.

6. Neustále připomínáte stejná pravidla

„Nezapomeň to zapsat.“
„Musíš to poslat také kolegovi.“
„Tohle se dělá jinak.“
„Už jsme si říkali, že…“

Pokud vedoucí opakovaně připomíná stejné základní věci, stojí za to zjistit proč. Možná je zaměstnanec skutečně nedodržuje. Ale možná firma nemá dostatečně jasně nastavené postupy, odpovědnosti a očekávání. Šéf pak svou vlastní pozorností nahrazuje systém. A to je velmi drahé řešení.

7. Nemáte čas na vlastní práci vedoucího

Tohle je možná nejdůležitější signál. Majitel firmy by měl přemýšlet o budoucnosti, výsledcích, lidech, rozvoji firmy a klíčových rozhodnutích. Vedoucí by měl koordinovat práci svého týmu, stanovovat priority a sledovat výsledky. Pokud ale většinu dne tráví řešením drobných provozních problémů, vysvětlováním základních úkolů a dokončováním práce po ostatních, nezbývá mu kapacita na to, co má dělat skutečně on.

Operativa postupně vytlačí řízení a strategii. A firma se dostane do začarovaného kruhu: Není čas vytvořit systém, protože šéf musí neustále řešit operativu. A šéf musí neustále řešit operativu, protože firma nemá dostatečně dobrý systém.

Řízení není totéž jako neustálé vysvětlování

Když řídíte auto, nemusíte mu neustále vysvětlovat, jak funguje motor. Přidáte plyn – auto zrychlí. Sešlápnete brzdu – zpomalí. Otočíte volantem – změní směr. S člověkem je práce samozřejmě mnohem složitější. Princip řízení je ale podobný. Vedoucí potřebuje být schopen dát impuls: Teď potřebujeme zvýšit výkon. Toto je aktuální priorita. Tady potřebujeme změnit směr. Toto pravidlo potřebujeme dodržovat.

Pokud ale místo toho musí stále znovu vysvětlovat, co má člověk vůbec dělat, vracet se k základům a práci po něm dokončovat, velkou část jeho manažerské kapacity spotřebovává něco, co mělo být vyřešeno už dříve.

Dobře zorganizovaný tým dává šéfovi prostor řídit

Cílem samozřejmě není vytvořit firmu, ve které zaměstnanci vedoucího nikdy nepotřebují. Potřebují jeho rozhodnutí. Potřebují priority. Potřebují zpětnou vazbu. Někdy potřebují pomoc. Rozdíl je v tom, s čím za ním přicházejí. Jiná situace je: „Máme dvě možné cesty. Prověřil jsem obě a potřebuji vaše rozhodnutí, kterou zvolíme.“
A jiná: „Co mám teď dělat?“ První zaměstnanec přichází za vedoucím s tématem, které skutečně vyžaduje jeho rozhodnutí. Druhý potřebuje, aby mu vedoucí zorganizoval práci.

Jak se z toho dostat? Nezačínejte u lidí, ale u práce

Pokud máte pocit, že bez vás nic nefunguje, první reakcí může být: „Potřebuji samostatnější lidi.“ Možná ano. Ale ještě předtím se podívejte na systém.

1. Sepište, co všechno se ve vašem týmu dělá. Ne podle jmen lidí. Podle práce, která musí být vykonána.
2. Určete odpovědnost. Kdo má kterou oblast skutečně na starosti? Ne kdo ji občas udělá. Kdo za ni odpovídá?
3. Definujte očekávaný výsledek. Co má člověk dodat? Podle čeho poznáme, že svou práci udělal dobře?
4. Nastavte základní priority a pravidla. Co si zaměstnanec může rozhodnout sám? Kdy potřebuje vedoucího? Co má přednost?
5. Podívejte se na rozložení práce. Neleží polovina firmy na jednom nebo dvou nejschopnějších lidech?
6. Přestaňte automaticky zachraňovat. Když někdo přijde s problémem, nemusíte ho okamžitě převzít. Ptejte se:
„Jak bys to vyřešil ty?“
„Jaké možnosti vidíš?“
„Co ode mě potřebuješ?“

Vedoucí má člověku pomoci práci zvládnout. Nemusí ji automaticky udělat za něj.

Jednoduchý test pro každého šéfa

Na konci pracovního týdne si zkuste rozdělit svůj čas do dvou pomyslných sloupců.

ŘÍDÍM
Stanovuji priority.
Koordinuji.
Rozhoduji.
Vyhodnocuji výsledky.
Pracuji s lidmi.
Řeším věci, které skutečně vyžadují mou pozici.

DĚLÁM ZA SVÉ LIDI
Připomínám stále stejné úkoly.
Rozděluji každé ráno základní práci.
Opravuji věci, které měli dokončit jiní.
Rozhoduji drobnosti, které by mohli rozhodnout sami.
Přebírám jejich úkoly, protože je to rychlejší.
Neustále vysvětluji stejné postupy.
Který sloupec zabírá větší část vašeho týdne?
Odpověď může být velmi dobrým ukazatelem toho, zda máte problém s nedostatkem času – nebo s organizací.

Firma, která potřebuje šéfa všude, nemá silného šéfa. Má slabý systém.

Majitelé a vedoucí někdy vnímají svou nepostradatelnost jako důkaz odpovědnosti.
„Musím u všeho být.“
„Beze mě se nerozhodnou.“
„Když to nezkontroluji, nebude to správně.“

Jenže čím více firma roste, tím méně je takový model udržitelný. Čas vedoucího je omezený. Pokud má firma růst, nemůže růst pouze množství práce, která nakonec skončí na jeho stole. Proto má smysl čas od času položit si Pavlovu otázku: Řídím své lidi – nebo jejich práci stále znovu vymýšlím, vysvětluji a nakonec částečně dělám za ně? Pokud je správná spíše druhá odpověď, řešením nemusí být pracovat ještě více. Možná je čas práci lépe zorganizovat.

Časté otázky (FAQ)

Jak poznám, že firma stojí příliš na majiteli?
Silným signálem je situace, kdy většina důležitých i běžných rozhodnutí končí u majitele, zaměstnanci čekají na jeho pokyny a jeho nepřítomnost výrazně zpomaluje běžnou práci.

Není úkolem dobrého šéfa lidem pomáhat?
Ano. Pomoc ale nemusí znamenat převzetí jejich práce. Úkolem vedoucího je vytvořit podmínky, aby lidé dokázali svou práci zvládat stále samostatněji.

Co když je opravdu rychlejší udělat práci sám?
Jednorázově to rychlejší být může. Pokud se ale stejná situace opakuje, krátkodobá úspora času vytváří dlouhodobou závislost zaměstnance na vedoucím.

Pomůže problém vyřešit delegování?
Delegování je důležitá část řešení. Ještě před ním ale musí být jasné, kdo za co odpovídá, jaký výsledek se očekává a jaké má člověk pravomoci.

Kde s organizací týmu začít?
Zmapujte práci, nikoli lidi. Nejprve si ujasněte, co všechno musí tým zajišťovat, a následně jednotlivým oblastem přiřaďte odpovědnost.